Verzuim aanpakken: hoe je dit zakelijk en toch warm kunt doen

Verzuim aanpakken: hoe je dit zakelijk en toch warm kunt doen

Het verzuim in jouw organisatie loopt op. Er wordt in toenemende mate gesproken over de kosten hiervan en dat het echt de spuigaten uit loopt. De druk op jou als leidinggevende om dit probleem nu echt aan te pakken stijgt. Wat kun je nou wel en niet doen? En hoe ga je om met mensen die ernstig ziek zijn of die uitgevallen zijn met burnoutklachten. Die in schrijnende situaties verkeren of waarbij je juist voelt dat er iets niet klopt. Hoe zie jij verzuim? Als een gegeven: ziek is ziek? Of als iets waar jij als leidinggevende of als organisatie invloed op hebt? Als organisatie zijn er wel degelijk stappen die je kunt nemen die helpen het verzuim terug te dringen. Aandacht hebben voor verzuim helpt echt, zo blijkt in de praktijk.

Is verzuim beinvloedbaar?

Het is je wellicht opgevallen dat medewerkers met dezelfde klachten heel verschillend omgaan met verzuim. De een verzuimt niet of nauwelijks en de ander meldt zich heel gemakkelijk ziek. De ene medewerker wil zo snel mogelijk weer beginnen en de ander zet zoveel mogelijk de rem erop. Uiteraard is het van belang om mee te leven en begrip te tonen voor wat er speelt in het leven van mensen en het is daarnaast van belang dat je in je rol als leidinggevende blijft en de op het werk ontstane problemen bespreekbaar maakt en oplost. Dus: je wilt de zakelijke kant van verzuim aanpakken en toch de relatie met je medewerkers goed houden. Kan dat überhaupt? Nou en of! Met deze 4 stappen blijft verzuim binnen de perken.

Stap 1. Erken dat je als organisatie invloed hebt op verzuim

Een belangrijk uitgangspunt is om te realiseren dat bij verzuim zowel werk gerelateerde als individuele factoren kunnen meespelen. Uit veel onderzoek blijkt dat bijvoorbeeld een goede relatie met de leidinggevende zowel uitval kan voorkomen als een snellere terug na uitval bevordert. Er zijn allerlei factoren die mee kunnen spelen zoals, werkdruk, regelruimte, verstoringen in de werk-privé balans, passendheid van de functie of conflicten op het werk. Juist op deze aspecten kun je als werkgever een rol spelen. Verzuim is heel vervelend voor de medewerker zelf maar ook voor de organisatie of het team waarin hij of zij werkt. Oog voor beide perspectieven is noodzakelijk om op een respectvolle manier het probleem op te lossen. Je neemt de verzuimer hiermee serieus in zijn ziekte, maar ook in zijn werknemer schap.

Stap 2: Verzuimbeleid, protocol en cijfers

Zorg voor zorgvuldig opgesteld verzuimbeleid en verzuimprotocol. Het is belangrijk dat hierin de visie helder verwoord staat, dat de rollen en verwachting van alle betrokken glashelder zijn en dat het eigenaarschap voor verzuim op de juiste plek ligt. Alleen dan kun je toetsen of dat wat je afgesproken hebt ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd door de betrokkenen. Naast beleid en protocollen is ook van belang een goede set aan verzuimcijfers te genereren. Overkoepelende voortschrijdende cijfers maar ook onderverdeeld naar afdelingen of onderdelen. Dat biedt veel handvatten voor oplossingsrichtingen. Verzuimcijfers kunnen bijvoorbeeld een indicatie zijn van dat er ergens in uw organisatie niet goed gaat, bv in sfeer of samenwerking. In dat geval is ingrijpen op organisatieniveau een oplossingsrichting.

Stap 3: Breng verzuim in beeld

In de lopende dossiers kun je zien hoe het gesteld is met regievoering, of de stappen vanuit de Wet Verbetering Poortwachter worden gevolgd en er dus risico op sancties is vanuit het UWV en of er risico bestaat op instroom in de WIA. Gaat het om processtappen die onvoldoende duidelijk zijn of die niet worden uitgevoerd? Gaat het om actie vanuit de leidinggevende? Zijn de adviezen van de bedrijfsarts in lijn met de gekozen visie en toepasbaar? Worden er adviesvragen gesteld door casemanagers? Dat is allemaal te zien in de dossiers. Als je hier zicht op hebt weet je ook welke stappen nodig zijn om het verzuim te beïnvloeden

 Stap 4: Warme zakelijkheid

Zorg dat leidinggevenden vaardig zijn in het voeren van het ‘warm-zakelijke’ gesprek. Dit betekent dat er geen sprake is van discussie over de ziekte of reden van het verzuim, maar dat in een goed gesprek gezocht kan worden naar de beste aanpak. Dit vraagt om benoemen hoe het is, kennis van wettelijke kaders en samen zoeken naar oplossingen die recht doen aan de situatie. In de praktijk zien wij dat het voor leidinggevenden lastig kan zijn om niet in 1 stijl te schieten: met alleen de nadruk op de zakelijke lijn of juist de andere kant: onbegrensd meebewegen. De kunst is om hierin het midden te vinden. Empathisch, rustig en met oog voor reële grenzen. Wij kunnen leidinggevenden hierin trainen.

Het opzetten van goed verzuimbeleid en aanpak in uw organisatie kan nog best en lastige klus zijn. Wij kunnen u helpen met het opzetten van verzuimbeleid. Neem gerust contact met ons op voor een belafspraak.

door Saskia Looijen